Hinweise zur Öffentlichkeitsarbeit
An dieser Stelle werden Hinweise zur Öffentlichkeitsarbeit veröffentlicht, wir sie bei Projekten, die durch Demokratie leben! und das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend gefördert werden, zu beachten sind.
Beachten Sie bitte, dass Sie alle Veröffentlichungen mit der Fach- und Koordinierungsstelle kurz absprechen. Vielen Dank!
Handreichung zur Öffentlichkeitsarbeit
Sie haben ein Projekt im Rahmen der Partnerschaft für Demokratie – Falkensee geplant. Damit Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird, hier ein paar Hinweise zur Werbung bzw. Öffentlichkeitsarbeit.
Überlegen Sie sich zunächst, wie viel Zeit Sie für eine sinnvolle Bewerbung Ihrer Veranstaltung benötigen. Bedenken Sie bitte auch, dass Sie Werbematerialien wie Flyer und Plakate auch verteilen müssen.
Überlegen Sie sich, welche Art von Werbung zu Ihrer Veranstaltung und zu den Menschen, die Sie erreichen möchten, passt. Im Folgenden eine kleine Übersicht als Orientierungshilfe:
Flyer
Für wenig Geld kann man viele Flyer drucken lassen. Andererseits liegen oft so viele Handzettel aus, dass Ihre Werbung in der Masse ‚untergehen‘ könnte. Überlegen Sie sich, ob Handzettel die Menschen erreichen, die Sie ansprechen wollen? Für eine Stadtteilveranstaltung könnte es zum Beispiel sinnvoll sein, Flyer zu drucken und diese in die Briefkästen des Stadtteils zu werfen.
Plakate
Auch Plakate sind relativ kostengünstig herzustellen. Wie bei den Flyern stellt sich die Frage, ob Sie mit Plakaten Interessierte erreichen können? Andererseits zeigen Plakate im öffentlichen Raum auch, dass etwas stattfindet und setzen ein sichtbares Signal.
Es kann mit wenig Aufwand eine Facebookveranstaltung erstellt werden, zu der Sie online einladen können. Interessierte selbst können wieder andere hierzu einladen. Dies ist eine der effektivsten Wege, um viele Menschen anzusprechen. Aber: Nicht alle Falkenseer*innen nutzen Facebook und nicht alle, die sich dort online anmelden, kommen am Ende auch zu Ihrer Veranstaltung.
Wenn Sie selber nicht mit Facebook arbeiten, können Sie auch jemanden anderen bitten, für Sie diesen Teil der Öffentlichkeitsarbeit zu übernehmen.
Achten Sie darauf, dass auch im Rahmen einer Facebookveranstaltung auf die Förderung durch das Bundesprogramm hingewiesen wird.
Pressemitteilung
Eine Pressemitteilung ist sehr gut geeignet, ohne Kosten für eine Anzeige Ihre Veranstaltung in die Zeitungen zu bringen. Ein Erfahrungswert ist, dass Pressemitteilungen nicht zu lang formuliert sein sollten. Titel + Ort + Zeit, wer organisiert, was ist das Thema/Ziel, Programm und ein kleines Zitat von Ihnen als Organisator*in. Gerne unterstützt Sie die Fach- und Koordinierungsstelle bei der Erstellung des Textes.
Pressemitteilungen sollten sie zwei Wochen vor dem Veranstaltungstermin verschicken, damit diese entsprechend berücksichtigt werden.
Wenn Sie jemanden von der Presse kennen, bitten Sie doch um eine ausführliche Berichterstattung schon im Vorfeld?!
Tipp: Laden Sie im Anschreiben an die Redaktionen diese gleich zu Ihrer Veranstaltung ein!
Einen Presseverteiler finden Sie als pdf unter www.falkensee.de – Rathaus – Pressestelle (unten auf der ersten Seite zu finden).
Freundes- und Bekanntenkreis
Viele Menschen kommen nicht nur wegen eines Themas, sondern auch wegen Freund*innen und Bekannten zu einer Veranstaltung. Zögern Sie nicht, auch in Ihrem privaten Umfeld einzuladen. Oft finden sich auf diesem Weg sogar noch weitere Helfer*innen.
Persönliche Einladungen
Persönliche Einladungen (postalisch oder per Mail) an Multiplikator*innen oder Einzelpersonen, die Sie gerne auf Ihrer Veranstaltung sehen würden, sind sehr effektiv. Schreiben Sie zum Beispiel Vereinsvorsitzende an und bitten diese, Ihre Einladungsmail über Ihre Verteiler weiter zu leiten.
Bürgeramt
Im Bürgeramt kann man eine Vorlage (zum Beispiel Ihr Flyer) einscannen lassen oder auch als Datei mitbringen. Dort wird auf den Bildschirmen im Wartebereich gerne für Ihre Veranstaltung geworben.
Veranstaltungskalender
Bitte schicken Sie die Ankündigung auch an die Stadt Falkensee, damit ein Eintrag in den städtischen Veranstaltungskalender erfolgen kann.
Nach der Veranstaltung
Nach Ihrer Veranstaltung können Sie eine Pressemitteilung (siehe oben) herausgeben. Hängen Sie am besten ein Foto Ihrer Veranstaltung mit an, damit Ihr Bericht in der Zeitung vielleicht sogar mit Bild erscheint.
Beachten Sie bitte immer:
ALLE Veröffentlichungen im Zusammenhang mit geförderten Projekten müssen das Förderlogo des Bundesprogrammes enthalten bzw. bei Pressemitteilungen ist auf geeignete Art und Weise auf die Förderung durch das Bundesprogramm hinzuweisen.
ALLE Veröffentlichungen legen Sie bitte VOR der Vervielfältigung bzw. Veröffentlichung der Fach- und Koordinierungsstelle vor (als Mailanhang). Diese muss der Veröffentlichung zustimmen.
Bei Fragen und Ergänzungen wenden Sie sich bitte an die Fach- und Koordinierungsstelle unter 0176/10608919 oder stefan.settels@asb-falkensee.de
Merkblatt zur Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen der lokalen Partnerschaft für Demokratie Falkensee im Bundesprogramm „Demokratie leben!“
(Stand Mai 2015)
Dieses Merkblatt erläutert, welche Möglichkeiten und Pflichten die Programmpartner, hier das federführende Amt der Stadt Falkensee und die Träger von Einzelmaßnahmen haben, ihre Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen des Bundesprogramms zu gestalten. Die Vorgaben der Regiestelle im Bundesamt für Familie und zivilgesellschaftliche Aufgaben (BAFzA) sind dabei verbindlich einzuhalten. Die von der Stadt Falkensee beim Lokalen Bündnis für Familie eingerichtete lokale Koordinierungs- und Fachstelle ist gern bei der Umsetzung behilflich. Dort sind auch Tipps für weitere Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit zu erhalten.
Ihr Ansprechpartner für die Öffentlichkeitsarbeit der lokalen Partnerschaft für Demokratie Falkensee im Bundesprogramm „Demokratie leben!“ sind:
Stefan Settels
Koordinierungs- und Fachstelle
Lokale Partnerschaft für Demokratie – Falkensee
Falkenhagener Straße 101a
14612 Falkensee
0176/10608919
stefan.settels@asb-falkensee.de
Ansprechpartnerin in der Stadt Falkensee
Manuela Dörnenburg
Gleichstellungs- und Integrationsbeauftragte Stadt Falkensee
Falkenhagener Straße 43/ 49
14612 Falkensee
03322/ 281 119
Die Hinweise in diesem Merkblatt – insbesondere mit Bezügen zu Gesetzen, Verordnungen und rechtlichen Bestimmungen – stellen keine Rechtsberatung dar und ersetzen eine solche gegebenenfalls auch nicht.
Im Folgenden sind die bei der Umsetzung eines Projektes zu beachtenden Vorgaben farblich hervorgehoben, damit Sie sich schneller orientieren können.
Zuständigkeiten für die Öffentlichkeitsarbeit des Bundesprogramms „Demokratie leben!“
Für die gesamte übergreifende Öffentlichkeitsarbeit liegt die Zuständigkeit beim Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (nachfolgend: BMFSFJ bzw. Bundesministerium). Es kommuniziert Themen, Inhalte, Zielsetzung und Ergebnisse des Bundesprogramms.
Die Programmpartner und Träger der Einzelmaßnahmen sind nicht berechtigt das Programm gegenüber der Öffentlichkeit zu vertreten.
Auf lokaler Ebene wird die Öffentlichkeitsarbeit von der Stadt Falkensee oder der Lokalen Partnerschaft für Demokratie – Falkensee wahrgenommen.
Deren Aufgabe bestehen darin, Presse und Öffentlichkeit vor Ort durch geeignete Maßnahmen zu informieren und für Aktivitäten der lokalen Partnerschaft für Demokratie und das Bundesprogramm zu interessieren. Dazu gehören z.B. Pressemitteilungen, Pressekonferenzen aus aktuellen Anlässen, öffentliche Veranstaltungen (z.B. Gedenk- und
Aktionstage, Veranstaltungen anlässlich von Einzelmaßnahmen), die Publikation von Faltblättern, Broschüren, Plakaten, Werbematerialien etc. und eigene Internetauftritte.
Die Programmpartner weist bei all diesen Maßnahmen stets auf die Förderung im Rahmen des Bundesprogramms hin. Veröffentlichungen und Produktionen der Einzelmaßnahmen werden vom Träger der Einzelmaßnahme dem federführenden Amt bzw. der externen Koordinierungs- und Fachstelle vorgelegt und von der der genannten Stelle freigegeben. Die Träger der Einzelmaßnahmen werden verbindlich darüber informiert, dass eine Produktion oder Versendung ohne vorherige Freigabe durch das federführende Amt (Stadt Falkensee) bzw. die Koordinierungs- und Fachstelle nicht erlaubt ist. Die Vorgaben der
Regiestelle bezüglich der Logodarstellung etc. sind auch durch die Träger der Einzelmaßnahmen zwingend einzuhalten. Bei Internetseiten, sozialen Netzwerkseiten etc. der Träger von Einzelmaßnahmen ist eine Freigabe durch den Träger der Einzelmaßnahme beim federführenden Amt bzw. der Koordinierungs- und Fachstelle einzuholen. Werden im Rahmen der Förderung erstellte Drucksachen, Werbematerialien, Filme etc. vom Träger einer Einzelmaßnahmen erstellt, sind dem federführenden Amt bzw. der Koordinierungs- und Fachstelle mindestens vier Belegexemplare aller entsprechenden Materialien - spätestens mit dem Verwendungsnachweis - zu übersenden. Zwei der Belegexemplare werden seitens des federführenden Amtes im Rahmen der Berichtspflichten des Programmpartners der Regiestelle übersandt.
Einhaltung formaler Kriterien in der Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen des Bundesprogramms „Demokratie leben!“
Verwendung der Logos
• Die Logos des Bundesfamilienministeriums und des Bundesprogramms
(BMFSFJ-Logo + Logo des Bundesprogramms inkl. Förderzusatz sind auf allen Veröffentlichungen abzubilden. Damit die Förderung des Bundesprogramms durch das BMFSFJ klar erkennbar ist, muss der Förderzusatz wie folgt stehen:
„Gefördert vom (über dem Logo des BMFSFJ) im Rahmen des Bundesprogramms“ (über dem Programmlogo). Die Logos sind immer gemeinsam und mit dem Förderzusatz zu verwenden; die einzelnen Logos dürfen nicht alleine und auch nicht ohne Förderzusatz dargestellt werden.
• Die Logos müssen im räumlichen Zusammenhang stehen: Links oder zuoberst ist immer das BMFSFJ-Logo darzustellen, rechts daneben oder darunter das Programmlogo inkl. Förderzusatz.
• Das Logo des BMFSFJ ist immer auf weißen Grund zu stellen; die Größe muss so gewählt werden, dass Logos und Förderzusatz optisch zum Rest des Textes Lokale Partnerschaft für Demokratie Falkensee
Bzw. zum Bild passen und ohne besondere Lesehilfe zu erkennen sind. Zu beachten ist weiterhin, dass das BMFSFJ-Logo nach allen Seiten hin über eine Schutzzone verfügt, in der kein anderes Element platziert werden darf. Die Schutzzone hat nach oben und unten hin die Höhe von
einem, nach links die Breite von einem und nach rechts die Breite von zwei Adlerelementen.
• Die Logodateien erhalten die Träger der Einzelmaßnahmen von der Koordinierungs- und Fachstelle. Es können verschiedene Dateitypen (jpg, eps, tif) und -versionen (farbig, s/w) bei der Koordinierungs- und
Fachstelle angefordert werden. Die Logodateien des Bundesfamilienministeriums und des Bundesprogramms dürfen nicht als Download auf den öffentlichen Internetseiten der Träger der Einzelmaßnahmen bereitgestellt werden.
• Die Logos des BMFSFJ und des Bundesprogramms dürfen nur für die vorgesehenen Zwecke im Rahmen des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ und die interne Kommunikation verwendet werden.
Unter den oben genannten Veröffentlichungen sind zu verstehen
• Drucksachen: Flyer, Handzettel, Broschüren, Bücher, Plakate, Postkarten, Banner, Roll-Ups, Visitenkarten etc.; externe Vordrucke (z.B. Briefkopfbögen);
CD-/DVD-Booklets und -Hüllen; Datenträgeretiketten.
• Werbematerialien: Kugelschreiber und Stifte, Luftballons, Buttons,
T-Shirts, Schirme etc. sind grundsätzlich auch mit Logos + Förderzusatz zu versehen;
bei kleinen Werbematerialien können Abweichungen in Absprache mit der Koordinierungs- und Fachstelle erfolgen.
• Elektronische Medien: Filme, Newsletter, Seiten in sozialen Netzwerken, Applikationen für mobile internetfähige Computer und
Smartphones etc.: Auch hier ist mindestens die Förderung im Rahmen des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ durch das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend textlich zu nennen. Wenn möglich, sind auch die Logos inkl. Förderzusatz dar-
zustellen.
• Pressemitteilungen/Presseinterviews etc.: Träger von Einzelmaßnahmen sind aufgefordert die Förderung im Rahmen des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ durch das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend innerhalb des Textes bzw. im Interview zu erwähnen; bei Pressemitteilung der Lokale Partnerschaft für Demokratie – Falkensee ist die Abbildung der Logos inkl. Förderzusatz in der dargestellten Form unter der Pressemitteilung zu platzieren.
• Internetseiten: Wird seitens des Trägers einer Einzelmaßnahme eine eigene
Internetseite für die Maßnahme erstellt, ist auf die Förderung im Rahmen des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ durch das Bundesministerium für Fa-milie, Senioren, Frauen und Jugend hinzuweisen und die Logos (BMFSFJ-Logo + Logo des Bundesprogramms inkl. Förderzusatz) sind abzubilden. Auf das jeweilige Logo ist die Verlinkung zum Bundesfamilienministerium (www.bmfsfj.de) bzw. zur Programmseite www.demokratie-leben.de zu setzen. Falls eine Verlinkung über die Logos technisch nicht realisierbar ist, ist auch eine textliche (über die ausgeschriebene URL) möglich.
Wird seitens des Trägers einer Einzelmaßnahme auf die Einzelmaßnahme im Rahmen einer seitens des Trägers unterhaltenen Internetseite aufmerksam gemacht, so ist bei allen Hinweisen, Einzeleinträgen etc., die sich auf die geförderte Maßnahme beziehen, auf die Förderung in der oben dargestellten Form hinzuweisen.
• Die Regiestelle gestaltet die Seite www.demokratie-leben.de nach den Anforderungen der BITV 2.0 barrierefrei. Auch für alle Internetseiten der Programmpartner und der Träger von Einzelmaßnahmen sind gegebenenfalls geltende Bestimmungen zur Barrierefreiheit zu beachten (Behindertengleichstellungsgesetz - BGG, Ländergleichstellungsgesetze etc.).
Nutzungsrechte
Der/die Zuwendungsempfänger/-in ist verpflichtet, dem BMFSFJ bzw. dem BAFzA das einfache, ohne die Zustimmung des Urhebers übertragbare, zeitlich und inhaltlich unbeschränkte Nutzungsrecht an allen urheberrechtlich geschützten Arbeitsergebnissen einzuräumen. Soweit Dritte mit Arbeiten betraut werden, muss sich der/die Zuwendungsempfänger/-in von den Dritten das ausschließliche Nutzungsrecht einräumen lassen. Das BMFSFJ/das BAFzA sowie weitere, durch das BAFzA Beauftragte, sind von eventuellen Ansprüchen Dritter freizustellen. Der/die Zuwendungsempfänger/-in muss die Dritten verpflichten, dem BMFSFJ die Ausübung des Erstmitteilungsrechts (§ 12 Abs. 2 UrhG.) zu gestatten.
Verwendung von Ton- und Bildmaterial
Bei der Verwendung von Bildmaterialien sind die entsprechenden Rechtsvorschriften zu beachten. Bei fremdem Bildmaterial sind Urheberrechte und gegebenenfalls die Frage zu prüfen, ob eingeräumte Lizenzen zur Nutzung des fremden Bildmaterials berechtigen.
Außerdem sind die Zuwendungsempfänger im Bundesprogramm „Demokratie leben!“ verpflichtet, die entsprechenden Gesetze bezüglich
des Rechtes am eigenen Bild einzuhalten. Kinder unter 12 Jahren und Jugendliche unter 18 Jahren sind besonders zu schützen.
Werden Musik-CDs oder Film-DVDs von Programmpartnern oder den Trägern von Einzelmaßnahmen produziert, sind ebenfalls die evtl. betroffenen Rechte an Musikstücken u.ä. zu berücksichtigen.
Die Regiestelle stellt den Programmpartnern und den Trägern von Einzelmaßnahmen zur eigenen Verwendung (für Internetseiten, Faltblätter, Roll-Ups etc.) gegebenenfalls Bildmaterial in ihrem Internetauftritt zum Download zur Verfügung. Bei Verwendung dieser Fotos ist der Satz – Bildnachweis Regiestelle „Demokratie leben!“ – an geeigneter Stelle abzubilden.